Responsable del tratamiento
Valleducativo (en adelante, "la Plataforma"), con domicilio digital en valleducativo.co, es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma de gestión escolar.
Operamos como una plataforma tecnológica al servicio de instituciones educativas colombianas, actuando como Encargado del Tratamiento cuando procesamos datos por cuenta de cada institución (Responsable del Tratamiento).
Datos que recopilamos
Dependiendo del rol del usuario y las funcionalidades utilizadas, podemos recopilar:
Datos de identificación
Nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, género, dirección, teléfono, correo electrónico, fotografía.
Datos académicos
Calificaciones, asistencia, observador del estudiante, historial académico, grado, salón, jornada escolar.
Datos institucionales
Nombre de la institución, NIT, configuración de períodos, escala de evaluación, áreas, asignaturas, horarios.
Datos sensibles (PIAR)
Diagnósticos de necesidades educativas especiales, ajustes razonables, planes individualizados de apoyo. Estos datos se tratan con especial protección conforme a la Ley 1581 de 2012.
Finalidad del tratamiento
Los datos personales son tratados exclusivamente para:
- Gestión del proceso de matrícula y registro de estudiantes.
- Registro y cálculo de calificaciones, generación de boletines académicos.
- Control de asistencia diaria y generación de reportes de inasistencia.
- Generación automática de horarios escolares sin conflictos.
- Elaboración y seguimiento de Planes Individuales de Ajustes Razonables (PIAR) para inclusión educativa.
- Registro de observaciones conductuales, citaciones y compromisos en el observador del estudiante.
- Cumplimiento de obligaciones legales ante el Ministerio de Educación Nacional (MEN) y las Secretarías de Educación.
- Migración de datos desde sistemas anteriores a la plataforma.
- Comunicación con los usuarios sobre el servicio (soporte, capacitaciones, actualizaciones).
Base legal
El tratamiento de datos personales por parte de Valleducativo se fundamenta en la legislación colombiana vigente:
Régimen General de Protección de Datos Personales (Habeas Data). Establece los principios, derechos y procedimientos para el tratamiento de datos personales en Colombia.
Reglamenta parcialmente la Ley 1581. Define las obligaciones de los responsables y encargados del tratamiento, así como los mecanismos para el ejercicio de derechos.
Ley General de Educación. Regula la prestación del servicio educativo y establece los registros académicos que las instituciones deben mantener.
Sistema Institucional de Evaluación de los Estudiantes. Fundamenta la recopilación y procesamiento de calificaciones y evaluaciones.
Reglamentación de la educación inclusiva. Fundamenta el tratamiento de datos sensibles relacionados con el PIAR.
Conservación de datos
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables:
- Datos académicos: se conservan de forma indefinida mientras la institución educativa mantenga su cuenta activa, conforme a las obligaciones de archivo académico establecidas por el MEN.
- Datos de usuarios (docentes, administrativos): se conservan mientras el usuario tenga un rol activo en la institución. Al ser desvinculado, sus datos de acceso se eliminan, pero los registros académicos generados se mantienen.
- Copias de seguridad: se mantienen respaldos cifrados en la nube por un período máximo de 90 días, tras lo cual se eliminan automáticamente.
Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares de los datos tienen los siguientes derechos:
Acceso
Conocer los datos personales que tenemos almacenados.
Actualización
Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Rectificación
Corregir información que resulte imprecisa o errónea.
Supresión
Solicitar la eliminación de datos cuando no exista obligación legal de conservación.
Revocatoria
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos.
Consulta
Presentar consultas gratuitas al menos una vez cada mes calendario.
Para ejercer estos derechos, puedes enviar tu solicitud al correo indicado en la sección de Contacto. Daremos respuesta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, conforme a la ley.
Medidas de seguridad
Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o alteración:
Cifrado
Comunicaciones protegidas con TLS. Datos sensibles cifrados en reposo.
Control de acceso
Roles y permisos por institución. Cada usuario accede solo a los datos de su alcance.
Respaldos en la nube
Copias de seguridad automáticas diarias con retención cifrada de 90 días.
Compartición con terceros
Valleducativo no vende, alquila ni comercializa datos personales. Solo compartimos información en los siguientes casos:
- Ministerio de Educación Nacional (MEN) y Secretarías de Educación: cuando la institución educativa esté obligada a reportar información conforme a la normatividad vigente.
- Proveedores de infraestructura: servicios de alojamiento en la nube que cumplen con estándares internacionales de seguridad, bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos.
- Autoridades judiciales: únicamente ante requerimiento formal y conforme al debido proceso legal.
Protección de datos de menores de edad
Dado que la plataforma gestiona información de estudiantes, una parte significativa de los datos corresponde a niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de estos datos se realiza bajo las siguientes garantías:
- El tratamiento responde a finalidades que respetan el interés superior de los menores, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
- La autorización para el tratamiento es otorgada por los padres, madres o representantes legales del menor, a través de la institución educativa.
- Los datos sensibles del PIAR reciben un nivel adicional de protección y solo son accesibles por el personal autorizado de la institución.
- Los menores no tienen acceso directo a la plataforma — el acceso se realiza a través de los roles institucionales (docentes, directivos, secretaría).
Contacto
Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, puedes comunicarte con nosotros a través de:
Correo electrónico
privacidad@valleducativo.coSitio web
valleducativo.coSi no estás satisfecho con nuestra respuesta, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad colombiana de protección de datos personales.
Actualizaciones de esta política
Valleducativo se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento. Las actualizaciones serán publicadas en esta misma página con la fecha de última modificación actualizada.
En caso de cambios sustanciales que afecten el tratamiento de datos personales, notificaremos a las instituciones educativas a través de los canales de comunicación habituales (correo electrónico del administrador institucional y avisos dentro de la plataforma).